Meerdere sjablonen in een SharePoint 2010 Documentenbibliotheek

Een vaak gehoorde wens is om een SharePoint Bibliotheek te hebben waar je de keuze hebt uit meerdere sjablonen. Je wilt bijvoorbeeld kunnen kiezen uit Microsoft Word, Excel of PowerPoint. Misschien wil je zelfs kunnen kiezen uit Contract, Agenda over een standaard brief layout.

Waarschijnlijk heb je nu een documenten bibliotheek die er als volgt uitziet:

Maar je wil graag een documenten bibliotheek met meerdere sjablonen:

Met SharePoint 2010 heb je de mogelijkheid om zelf een inhoudstype type te definiëren en deze op te nemen in je documenten bibliotheek. Een inhoudstype beschrijft een type inhoud zoals een webpagina, een formulier of een document. Deze blog laat zien hoe je zelf inhoudtypen kunt maken en deze kunt voorzien van een sjabloon. Naast sjablonen kun je nog veel meer functionaliteit toevoegen aan een inhoudstype. Na het maken van een inhoudstype kun je deze koppelen aan een of meerdere Documenten bibliotheken.

Stap 1: Maak een nieuw inhoudstype
Inhoudtype maak je per site. Eventuele subsites kunnen gebruik maken van de inhoudstypen van de bovenliggende site. Om een nieuw inhoudstype te maken ga je naar de Site-instellingen van je site.

Bij de Site-instellingen vind je een link naar de Site-inhoudstypen.

Als je daarop klikt zie je een lijst met alle inhouds-typen beschikbaar voor deze site. Deze inhoudstype kunnen gebruikt worden voor diverse lijsten in SharePoint. Sommige zullen bekend voorkomen, andere misschien niet. Bekende inhoudstypen zijn: Video, Formulier, Basispagina en Document. In de tweede kolom zie je de bovenliggende inhoudstype. Een inhoudstype 'erft' zijn eigenschappen altijd van een bovenliggend inhoudstype en kent daarnaast zijn eigen unieke eigenschappen. Alle inhoudstypen erven direct of indirect van het inhoudstype 'item', een inhoudstype zonder unieke eigenschappen. Linksboven zie je de knop 'Maken' om zelf een inhoudstype te definiëren.

Als je op 'Maken' klikt, kun jeeen nieuw inhoudstype maken. Ook geef je op van welk inhoudstype 'ge-erft' moet worden. Het toekennen van unieke eigenschappen komt later.

Nadat je op 'OK', klikt kun je unieke eigenschappen toekennen aan dit inhoudstype. We kiezen ervoor om een Word Sjabloon toe te voegen. Hiervoor klik je op 'Geavanceerde instellingen'.

Nu heb je de mogelijkheid om een sjabloon te uploaden naar dit inhoudstype:

Je bent nu klaar met het maken van een nieuw inhoudstype.

Stap 2: Koppel het nieuwe inhoudstype aan een Documenten bibliotheek
Je kunt het nieuwe inhoudstype nu koppelen aan een documenten bibliotheek in dezelfde site of een onderliggende site. In de documenten bibliotheek ga je naar Bibliotheekinstellingen.

Per documenten bibliotheek klik je eenmalig op geavanceerde instellingen om het beheer van inhoudstypes in te schakelen.

Hier sta je het beheer van inhoudstype toe en klik je op 'OK'.

Nu zijn er bij de instellingen voor de documenten bibliotheek wat opties bijgekomen, waaronder het toevoegen van site-inhoudstypen.

Als je klikt op 'Toevoegen vanuit bestaande typen site-inhoud', kun je kiezen voor het inhoudstype dat we in stap 1 hebben gemaakt.

Eventueel kun je er nog voor kiezen om dit nieuwe inhoudstype het standaard inhoudstype te laten zijn voor deze documenten bibliotheek. Hiervoor klik je op 'Nieuwe knopvolgorde en standaardtype inhoud wijzigen'. Daarna zet je het nieuwe inhoudstype op de eerste positie. Het inhoudstype op de eerste positie is automatisch het standaard inhoudstype. Eventueel maak je andere inhoudstype onzichtbaar.

Je bent nu klaar met maken van het inhoudstype en deze te koppelen aan een documenten bibliotheek. Als je nu in de documenten bibliotheek een nieuw document start, krijg je het volgende te zien.

Je heeft nu gezien hoe je zelf een inhoudstype maakt en deze aan een documenten bibliotheek toekent. Wil je meerdere sjablonen in een documenten bibliotheek, dan dien je bovenstaande te herhalen.